ASAMBLEAS ANUALES “Aspectos a considerar en la adecuada gestión de las Sociedades Mercantiles.”

M.D.C. Julieta Cacho Rodríguez

L.D. Alejandra Morales Estrada

Las sociedades como agrupación de personas, se encuentran obligadas a tener una gestión transparente, responsable y que evite riesgos, sin importar que la empresa se familiar o institucionales, es necesario que la información y resultados de la empresa sean transparentes para los socios, lo que ayuda a la institucionalización de la empresa y minimiza riesgos.

Obligación de Celebrar Asambleas.

Dentro de la legislación mexicana se reconocen varias clases de Asambleas como los son las siguientes: Asambleas constitutivas, Asambleas especiales, Asambleas mixtas, y las Asambleas Generales. Las Asambleas Generales son aquellas donde se toman los acuerdos sobre el funcionamiento general de la sociedad.

En cuanto a las Sociedades Anónimas, la Ley General de Sociedades Mercantiles hace una distinción para las Asambleas Generales, las cuales pueden ser ordinarias o extraordinarias, sus principales diferencias son el quorum de instalación, la forma en que se toman las resoluciones, a formalidad que se les da, así como su época de reunión.

En la sociedad de responsabilidad limitada la Ley no hace distinción de Asambleas ordinarias o extraordinarias, únicamente establece quórums preferentes, sin embargo en los estatutos de este tipo de sociedades suele pactarse la celebración de ambas Asambleas, por lo que deberá cumplirse lo ahí dispuesto.

La formalidad de las Asambleas de socios en la Sociedad de Responsabilidad Limitada es por regla general transcribir el acta al libro corporativo de Actas de Asamblea y deberá protocolizarse cuando en la Asamblea se tomen acuerdos que deberán inscribirse en el Registro Público para su publicidad.

Ahora bien, hablando de las Asambleas Generales Ordinarias, las sociedades a la par de la obligación que tienen de cumplir con la presentación de la declaración anual, tienen la obligación corporativa de cumplir con la celebración de la Asamblea General Ordinaria de Accionistas al menos de forma anual, misma que tiene como objetivo principal discutir y, en su caso, aprobar el informe de los administradores sobre la situación financiera de la Sociedad, así como del Comisario, en su caso.

Esta Asamblea hace del conocimiento a los socios acerca de la situación financiera de la Sociedad, así como de los informes de las actividades realizadas por los administradores, lo cual les permite tomar las decisiones pertinentes para la correcta operación de la empresa.

El celebrar la Asamblea Anual Ordinaria como se indica en la Ley General de Sociedades Mercantiles, es decir, en tiempo y forma, brinda muchas ventajas a las empresas, como lo es el contar con salud corporativa, factor determinante cuando la empresa requiera solicitar financiamientos, realizar fusiones, adquisiciones o cualquier otra reestructura corporativa.

La convocatoria para las Asambleas deberá hacerse por el Administrador Único o Consejo de Administración, o el Comisario de la Sociedad. Adicionalmente, los accionistas que representen por lo menos el 33% del capital social, podrán pedir por escrito, en cualquier tiempo, al Administrador o Consejo de Administración o a los Comisarios, la Convocatoria de una Asamblea General de Accionistas.

La convocatoria hacerse por medio de publicación de un aviso en el periódico oficial de la entidad del domicilio de la sociedad, en uno de los periódicos de mayor circulación, o bien, en el portal que para tal efecto ha habilitado la Secretaría de Economía, 15 días antes de la fecha señalada para celebrar la Asamblea, este documento deberá contener el Orden del Día a desarrollar, así como ir firmada por quien la haya hecho.

Durante dicho plazo de 15 días, la información deberá estar a disposiciones de los accionistas.

Contenido de las Asambleas.

De acuerdo con el artículo 181 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, la Asamblea General Ordinaria deberá ocuparse al menos de los siguientes asuntos:

  • Discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores, de acuerdo con el artículo 172.
  • Nombramiento o ratificación de los Administradores, Comisario y Apoderados de la Sociedad.
  • Determinación de emolumentos para los miembros del Órgano de Administración.
  • Cualquier otro punto que no se prevea en la Ley o los estatutos que se deberá tratar en Asamblea extraordinaria.

Por otra parte la Asamblea extraordinaria deberá ocuparse de los siguientes puntos: Prórroga de la duración de la sociedad; Disolución anticipada de la sociedad; Aumento o reducción del capital social; Cambio de objeto de la sociedad; Cambio de nacionalidad de la sociedad; Transformación de la sociedad; Fusión con otra sociedad; Emisión de acciones privilegiadas; Amortización por la sociedad de sus propias acciones y emisión de acciones de goce; Emisión de bonos; Cualquiera otra modificación del contrato social.

 

Información Financiera.

De acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles, las Sociedades están obligadas bajo la responsabilidad de sus Administradores, a presentar anualmente a la Asamblea Anual Ordinaria de Accionistas la información financiera.

La presentación de la información financiera abarca, entre otros aspectos, lo siguiente:

  1. Informe de los Administradores por lo actuado en el ejercicio que se trate, las políticas seguidas y, en su caso, los proyectos primordiales existentes;
  2. Los Estados Financieros que manifiesten la situación económica de la Sociedad y sus modificaciones, a la fecha del cierre del ejercicio.
  3. Informe del Comisario de la Sociedad, respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la información financiera que se esté presentando, así como la opinión del Comisario respecto a si son adecuados y suficientes, los criterios y políticas seguidos por la Administración de la Sociedad y, si han sido aplicados consistentemente en la información exhibida, es decir, que reflejan en forma veraz la situación financiera de la Sociedad.
  4. La distribución de dividendos o utilidades, mismos que estarán a los datos contables de la Sociedad, los cuales sólo podrán hacerse después de que hayan sido aprobados debidamente los Estados Financieros que los arrojen.

Para el caso de que no se exhiba de manera oportuna el informe financiero, de conformidad con el artículo 176, de la Ley General de Sociedades Mercantiles, la Asamblea de Accionistas podrán acordar la remoción del Administrador o del Consejo de Administración, así como de los Comisarios, además de poder exigirles judicialmente las responsabilidades en que hubieren incurrido cada uno de los funcionarios en comento.

 

Responsabilidad de Administradores.

En la estructura de las sociedades se reconocen dos órganos, uno es el órgano de administración y otro el órgano de vigilancia mismo que es obligatorio únicamente en las sociedades anónimas.

El Órgano de Administración puede adoptar la forma de Administrador Único o la de un Consejo de Administración, este último, compuesto por dos o más personas, quienes serán las encargadas de gestionar, ejecutar las decisiones de la Sociedad, pero, sobre todo, serán quienes asuman la Representación Legal de la Sociedad, mientras tanto el órgano de vigilancia, conformado por uno o varios comisarios su principal función es supervisar las gestiones del órgano de administración por lo que este deberá ser independiente a los administradores.

Función y responsabilidad de los Administradores:

El Administrador dentro de una Sociedad conlleva una serie de responsabilidades, toda vez que, como se mencionó en líneas anteriores, es quien posee la Representación Legal de la Sociedad, por lo cual, es obligado solidario del actuar, ya sea frente a la propia Sociedad, o bien, frente a terceros.

Las funciones de los Administradores suelen regularse por los Estatutos Sociales, pero, la Legislación Mexicana también regula una serie de obligaciones que deben cumplir los administradores, entre las cuales encontramos lo dispuesto por el artículo 158 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, el cual establece que los Administradores son solidariamente responsables para con la Sociedad en cuanto a la realidad de las aportaciones hechas por los socios, del cumplimiento de los requisitos legales y estatutarios establecidos con respecto a los dividendos que se paguen a los accionistas, así como del exacto cumplimiento de los acuerdos tomados en las Asambleas de Accionistas.

Otra de las obligaciones que tienen los Administradores, consiste en la distribución de utilidades, misma que sólo puede hacerse después de que hayan sido aprobados los Estados Financieros que las arrojen, siempre y cuando, no existan pérdidas de ejercicios anteriores pendientes de restitución. Si se efectúan anticipos o repartos de utilidades en contravención a las reglas antes señaladas, los Administradores incurren en responsabilidad frente a la Sociedad y los acreedores sociales, pudiendo ser obligados a reembolsar los repartos indebidos.

Asimismo, la Ley General de Sociedades Mercantiles, en su artículo 21, establece que, las Sociedades estarán obligadas a constituir un fondo de reserva, separando anualmente el 5% de las utilidades generadas en el ejercicio hasta llegar a la quinta parte del capital social, procurando la existencia de dicho fondo y, obligando a los Administradores a constituirlo con sus propios recursos en caso de haber omitido efectuar la separación correspondiente.

Función y responsabilidad de los Comisarios

En cuanto a las funciones y responsabilidades de los comisarios, encontramos las siguientes:

I.- Cerciorarse de la constitución y subsistencia de la garantía que se hayan obligado a otorgar los administradores.

II.- Exigir a los administradores una información mensual que incluya por lo menos un estado de situación financiera y un estado de resultados.

III.- Realizar un examen de las operaciones, documentación, registros y demás evidencias comprobatorias, para rendir un informe anual.

IV.- Rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe.

V.- Convocar a Asambleas ordinarias y extraordinarias de accionistas, en caso de omisión de los Administradores.

VI.- Asistir, con voz, pero sin voto, a todas las sesiones del Consejo de Administración, a las cuales

deberán ser citados;

VII.- Asistir, con voz pero sin voto, a las Asambleas de Accionistas,

Los comisarios serán individualmente responsables para con la sociedad por el cumplimiento de las obligaciones que la ley y los estatutos les imponen, sin embargo podrán auxiliarse de profesionistas independientes cuya contratación y designación dependa de los propios comisarios.

Los Comisario son solidariamente responsables con los comisarios que les hayan precedido, por las irregularidades en que éstos hubieren incurrido, si, conociéndolas, no las denunciaren por escrito a los administradores.

Por su parte, la Legislación Tributaria Mexicana, contempla en su artículo 26, fracción III, segundo párrafo, del Código Fiscal de la Federación que, el Director o Gerente General, así como el Administrador Único de una persona moral, son responsables solidarios por las contribuciones causadas y no pagadas durante su gestión, cuando dicha persona moral no solicite su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes; cambie su domicilio sin presentar el aviso correspondiente en los términos del Reglamento de este Código, siempre que dicho cambio se efectúe después de que se le hubiera notificado el inicio del ejercicio de las facultades de comprobación previstas en el Código Fiscal y, antes de que se haya notificado la resolución que se dicte con motivo de dicho ejercicio o, cuando el cambio se realice después de que se le hubiera notificado un crédito fiscal y, antes de que éste se haya cubierto o hubiera quedado sin efectos; no lleve contabilidad, la oculte o la destruya, así como, cuando desocupe el local donde tenga su domicilio fiscal, sin presentar el aviso de cambio de domicilio en los términos del Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

Existen muchas obligaciones y responsabilidades para los Administradores de una Sociedad, sin embargo, es importante que se conozcan las funciones y alcances de ellos, tanto los establecidos en el Pacto Social, como las impuestas por la Ley, con la finalidad de cumplir con diligencia y legalidad sus obligaciones y prácticas administrativas para el sano desenvolvimiento de la empresa.

Gobierno Corporativo.

Los principios del Gobierno Corporativo van enfocados al logro de las mejores prácticas corporativas dentro de las empresas, toda vez que brindan certeza a todas las partes que la conforman, a través de la creación de órganos de gobierno que permitan la transparencia de la empresa, estructuras, planes de acción y reglas a seguir, con la finalidad de mejorar la efectividad de la empresa, pudiendo monitorear su desempeño y el cumplimiento de sus metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo.

Contar con una buena estructura de Gobierno Corporativo en la empresa, es también una herramienta de gestión de riesgo y responsabilidad de los Administradores, esto es, mediante la creación de órganos colegiados como el Consejo de Administración o Comités, se permite tener un mejor control del adecuado cumplimiento de las obligaciones de la sociedad, contar con opiniones independientes y distribuir responsabilidades.

Recomendaciones.

 

Considerando las anteriores reflexiones, es necesario que las sociedades celebren sus asambleas y en las mismas se aborden todos los puntos relacionados con la administración y los resultados de la sociedad, lo que da transparencia entre los socios, fortalece a la empresa, y evita responsabilidades de los administradores.

Consulta a nuestros profesionales;

M.D.C. Julieta Cacho Rodríguez

Asociada de Corporativo

julieta.cacho@ruizconsultores.com.mx

L.D. Alejandra Morales estrada

Asociada de Corporativo

alejandra.morales@ruizconsultores.com.mx

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