¡Adiós al papel en la información mercantil!

Por fin se incluyó el resguardo en medios electrónicos para la contabilidad de los comerciantes

Por Aglaé Ordoñez

Se publicó en el DOF del 7 de abril de 2016 un decreto para reformar al Código de Comercio (CCom) para preveer la inclusión de los medios electrónicos en la contabilidad mercantil, el cual entrará en vigor el próximo 8 de abril.

Los cambios hechos permitirán que los comerciantes cumplan con las obligaciones relacionadas con la conservación de la información de sus negocios en medios electrónicos, ópticos o cualquier otra tecnología, las cuales abarcarán:

  • al libro mayor y el de actas de asambleas, en el caso de las personas morales
  • los comprobantes originales de sus operaciones
  • la totalidad o una parte de la documentación relacionada con sus negocios

Para implementar el resguardo en los formatos electrónicos será necesario llevar a cabo sudigitalización, definida como la migración de los documentos impresos a mensajes de datos (art. 89, reforma).

También se amplió el concepto de prestador de servicios de certificación, para quedar como la persona (acreditada por la SE como tal) o institución pública que preste servicios relacionados con las firmas electrónicas, expida los certificados o provea la conservación de mensajes de datos, el sellado digital de tiempo, así como la digitalización de los documentos impresos (art. 89, reforma).

Aun cuando el CCom ya reconocía la validez legal de los mensajes de datos, se hizo hincapié en que estos pueden ser utilizados como medios probatorios ante cualquier autoridad, por ende, surtirán los mismos efectos jurídicos que la documentación impresa (art. 89 bis, reforma).

La digitalización se hará en el formato que determine el comerciante, y siempre acompañará su firma electrónica avanzada, y en su caso, la del prestador de servicios de certificación que ejecutó las actividades de digitalización. Además, será responsabilidad estricta del comerciante mantenerlos bajo su control, acceso y resguardo directo, a fin de que su ulterior consulta pueda llevarse a cabo en cualquier momento.

La información digitalizada contará con la presunción legal sobre el adecuado cumplimiento de las disposiciones legales, siempre que la realice un prestador de servicios de certificación.

Finalmente se precisa que la conservación de los documentos en medios digitales deberá hacerse de acuerdo con lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la SE.